Khái niệm proposal là một khái niệm quen thuộc đối với những người theo đuổi con đường marketing. Việc xây dựng proposal giúp ích cho sự phát triển sự nghiệp của những người trong lĩnh vực marketing.
Bài viết dưới đây cung cấp những kiến thức về proposal, cách viết proposal như thế nào cho hiệu quả nhằm thuyết phục khách hàng, đồng thời tránh những sai lầm không đáng có.
Khái niệm proposal là gì?
Đầu tiên chúng ta cùng tìm hiểu khái niệm về proposal. Trong tiếng Anh nghĩa của từ proposal là để xuất. Khi đưa từ vào trong ngành marketing thì nó được bao phủ bởi một nội dung khái niệm đầy đủ như sau:
Proposal là một bản kế hoạch với những nội dung đề xuất, trình bày những ý tưởng mang tính sáng tạo cho một chiến lược marketing tổng thể. Và ý tưởng này sẽ được gửi cho khách hàng, đối tác nhằm thuyết phục khách hàng sử dụng ý tưởng được đưa ra, thúc đẩy hành vi sử dụng dịch vụ chiến lược marketing của công ty bạn.
Đây là một công việc vô cùng quan trọng trong việc kết nối với khách hàng, định hướng mối quan hệ giữa công ty và khách hàng cùng hợp tác phát triển lâu dài. Chính vì vậy chúng ta cần hiểu rõ cấu trúc của proposal và cố gắng tối ưu những đề xuất được đưa ra.
Cấu trúc cơ bản của một proposal
Như bạn đã biết proposal quan trọng như thế nào, vì vậy sẽ được trình bày cẩn thận, chỉnh chu, tỉ mỉ. Đây là yếu tố quan trọng để đánh giá một proposal. Vậy công thức nào để có thể viết một proposal hiệu quả, sáng tạo, đầy đủ?
Chúng ta có thể biết rằng thước đo chung của mọi văn bản là sự cầu kỳ, tỉ mỉ từ hình thức đến nội dung. Bất kì proposal cũng phải đáp ứng được những tiêu chuẩn nhất định, cơ bản được đưa ra. Cấu trúc nhất định là thứ mà người viết proposal có thể theo đó mà viết để có thể đáp ứng được những yêu cầu về cấu trúc, nội dung trước khi gửi cho khách hàng.
Sau đây chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn đọc những kiến thức cơ bản về cấu trúc của proposal. Một bản đề xuất có đủ sức hút đối với khách hàng, đồng thời thuyết phục được khách hàng sử dụng chiến dịch marketing của công ty mình cần phải có 4 phần như sau:
Phần giới thiệu
Ở phần này bạn nên trình bày ngắn gọn, súc tích nhưng nội dung phải đầy đủ. Đây chính là phần quyết định ấn tượng của khách hàng đối với một dự án, khách hàng sẽ đánh giá về proposal của bạn có đáng để bỏ tiền ra thực hiện hay không. Bao gồm những nội dung sau:
- Mục lục các thông tin sẽ giới thiệu,
- Tiêu đề,
- Phần giới thiệu công ty, người làm proposal, các thành viên tham gia,
- Nội dung của proposal, kế hoạch nhất định kèm thời gian,
- Thông tin liên lạc.
Lấy khách hàng làm trung tâm
Ở phần này bạn cần phải chứng minh cho khách hàng thấy được rằng bạn proposal của bạn có thể đáp ứng được yêu cầu của họ. Bạn nên lấy khách hàng làm trung tâm, nghiên cứu thị trường về sản phẩm của họ, thương hiệu của họ. Điều này khiến cho bạn tạo niềm tin tưởng, độ tin cậy của công ty bạn đối với thương hiệu. Đồng thời đây cũng là một công việc quan trọng đối với việc nghiên cứu sản phẩm để đưa ra một đề xuất, ý tưởng tốt.
Phần đề xuất chi tiết
Đây phần sẽ trình bày những nội dung mà công ty sẽ sử dụng trong chiến lược marketing. Đây là phần quan trọng nhằm thuyết phục khách hàng vì vậy đây là phần mang yếu tố quyết định công ty có thực hiện được chiến lược marketing của mình hay không.
Kinh nghiệm, chuyên môn của công ty bạn
Đây là phần mà bạn nên trình bày về kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, khả năng hoạt động marketing của công ty bạn. Cần tạo cho khách hàng những ấn tượng tốt đẹp về công ty bạn.
Ở mỗi phần trong cấu trúc proposal của bạn nên viết cụ thể để khách hàng có thể nắm rõ được phương hướng thực hiện chiến lược marketing của bạn đối với sản phẩm, thương hiệu của họ.
Cách viết proposal hoàn chỉnh, có sức thuyết phục đối với khách hàng
Khi thực hiện một chiến dịch marketing, thì điều đầu tiên khách hàng quan tâm chính là những gì họ nhận được khi bỏ tiền vào thuê dịch vụ của công ty bạn. Họ có bán được sản phẩm hay không, thương hiệu của họ, hướng đến khách hàng mục tiêu đúng hay không.
Bạn nên đặt khách hàng làm trung tâm của chiến dịch. Đây là cách tiếp cận trực tiếp nhất, khách quan nhất để bạn có thể thuyết phục họ sử dụng dịch vụ của mình. Điều cụ thể hơn nữa chính là việc bạn thuyết phục khách hàng rằng việc vụ của công ty bạn đang cung cấp chính là dịch vụ tốt nhất, đem lại nhiều lợi ích thiết thực nhất nhằm đáp ứng những nhu cầu của họ hơn cả những gì họ mong đợi.
Vậy bạn nên trình bày như thế nào để có thể xây dựng được một bản proposal thu hút, sáng tạo, hấp dẫn. Nếu như bạn trả lời được một số câu hỏi sau đây, thì bạn sẽ tạo được một nội dung hoàn hảo.
Tại sao phải thực hiện chiến dịch marketing này. Khoảng thời gian dự án sẽ diễn ra. Địa điểm tổ chức, thực hiện dự án ở đâu. Thời gian dự kiến dự án sẽ hoàn thành là khi nào.
Đặc biệt khi trình bày các nội dung ở trên bạn nên khai thác những giá trị lợi ích mà khách hàng sẽ nhận được trong dự án này. Đây là một trong những yếu tố quan trọng quyết định khách hàng có đồng ý hợp tác với bạn hay không.
>>> Tham khảo: Nguyên tắc 5W1H trong marketing.
Những điều cần tránh khi xây dựng một proposal
Điều quan trọng khi xây dựng một proposal thu hút, hấp dẫn không chỉ dừng lại ở việc có một ý tưởng, một bản đề xuất sáng tạo. Mà nó còn phụ thuộc vào phòng cách trình bày của bạn. Nó chính là thứ gây ấn tượng cho khách hàng đầu tiên.
Nếu như ý tưởng của bạn khá hay ho, nhưng trình bày rối mắt, không theo quy chuẩn, nó rất dễ bị loại bỏ. Bởi khách hàng sẽ cảm thấy kém hấp dẫn và không có được sự tôn trọng cần thiết từ phía bạn. Vậy bạn cần tránh những điều gì để không gây mất điểm đối với khách hàng. Sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ những điều bạn cần tránh trong một proposal.
Trình bày dài dòng, không súc tích mạch lạc
Khi xây dựng một proposal chúng ta hay được khuyên là càng trình bày tỉ mỉ càng tốt. Tuy nhiên, tỉ mỉ không có nghĩa là dài dòng, mà nó đòi hỏi sự súc tích, cắt nghĩa gãy gọn những điều bạn muốn trình bày với khách hàng.
Một lời khuyên cho bạn là hãy chọn lọc những thông tin thực sự cần thiết, loại bỏ những thông tin thừa thãi. Điều đó giúp cho proposal của bạn trở nên ưu việt hơn tất cả. Nên nhớ rằng, đừng kể lể dài dòng, mà hãy tập trung khai thác những thông tin quan trọng qua đó thể hiện được sự tỉ mỉ của dự án.
Thêm vào đó, việc một proposal vừa tỉ mỉ vừa súc tích tạo hứng thú cho khách hàng rất nhiều, giúp khách hàng hiểu chi tiết ý tưởng của bản đề xuất.
Tập trung quá nhiều vào đối tác và kinh nghiệm
Để có thể thuyết phục được khách hàng có chọn lựa proposal của bạn hay không thì kinh nghiệm và portfolio của công ty bạn và bạn cũng là một yếu tố quan trọng. Nó cho phép khách hàng nhìn nhận được khả năng và mức độ tin cậy và uy tín của công ty bạn. Tuy nhiên, đừng quá ham hố phô diễn bản thân, những kết quả đạt được trong quá khứ mà quên đi việc cần làm là thuyết phục khách hàng đồng ý thực hiện proposal của mình.
Việc thuyết phục khách hàng nó nằm ở việc nội dung luôn được liền mạch, súc tích, mang tính hiệu quả cao. Chính vì vậy đừng biến mình thành một kẻ ngạo mạn khi cứ liên tục khoe những thành tích đã đạt được mà không cung cấp được những nội dung có giá trị thuyết phục cao. Điều này chỉ khiến cho khách hàng thêm ngán ngẩm và khó chịu khi không tìm được thông tin giá trị từ bản proposal của bạn.
Không những vậy nó còn làm khách hàng cảm thấy những gì họ đang đọc là những thông tin thiếu tính xác thực.
Chính vì vậy, nên nhớ rằng, điều cần thiết, quan trọng khi xây dựng proposal không phải là “show off” bản thân hay công ty của mình mà là trả lời câu hỏi của khách hàng “Tôi được lợi gì nếu sử dụng proposal của bạn”.
Cấu trúc proposal phức tạp và không toàn diện
Nếu như bạn cho rằng những thông tin của bạn đưa ra đã đủ thuyết phục khách hàng của mình rồi thì hãy thử rà soát nó lại bằng cách trả lời những câu hỏi sau: Nên có những gì trong bản đề xuất này (cần thiết hay không cần thiết, tỉ mỉ hay dài dòng,…), các phần đã thực sự liên kết chặt chẽ với nhau hay chưa?
Khi trả lời được các câu hỏi này rồi, bạn nên sắp xếp cấu trúc của proposal theo một phương cách rõ ràng, mạch lạc và hợp lý.
Khi đã tránh được những điều này thì bản proposal của bạn có thể không thực sự xuất sắc nhưng không làm các nhà đầu tư, khách hàng thất vọng.
Mẫu proposal (Proposal template)
Để bạn có thể hình dung được việc xây dựng một proposal như thế nào chúng tôi xin chia sẻ các mẫu sau:
Proposal mẫu cho dự án sáng tạo
Nếu như bạn đang xây dựng một proposal cho một dự án sáng tạo thì bạn nên sử dụng phần mềm Adobe Indesign hoặc Microsoft Word và Apple Pages để trình bày. Đây là những nền tảng cho phép bạn sáng tạo hết mức có thể, tạo dựng phong cách của mình.
Tuy nhiên cho dù có trình bày sáng tạo đến mức nào đi nữa bạn cũng nên giữ vững các nguyên tắc: tuân thủ cấu trúc của một proposal, tỉ mỉ, súc tích, gãy gọn, tập trung giải quyết vấn đề, không kể lể dài dòng.
Proposal mẫu chuyên nghiệp
Đúng như tên gọi khi xây dựng proposal này bạn nên trình bày một cách chuyên nghiệp, thể hiện được trình độ chuyên môn của bản thân. Đối với mẫu proposal này bạn nên gây ấn tượng với khách hàng bởi tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong việc sử dụng các hình ảnh và phông chữ.
Proposal gọn gàng
Nếu như không có quá nhiều thời gian để chuẩn bị cho một bản proposal tỉ mỉ thì bạn nên làm một proposal gọn gàng nhưng mang tính thuyết phục cao. Điều đó có nghĩa là bạn nên viết phần nội dung thật gãy gọn, mạch lạc và rành mạch, khiến khách hàng nhanh chóng nắm bắt trọng tâm của ý tưởng để xuất.
Hy vọng với những chia sẻ trên của chúng tôi bạn có thể hiểu rõ khái niệm proposal là gì, cấu trúc của proposal, cách tối ưu một bản proposal nhằm thuyết phục khách hàng.